Privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de ZWKO-website en de digitale diensten, waaronder:

• De openbare ZWKO-website
• Persoonlijke gebruikersaccounts
• Registratie en login
• ZWKO-lidmaatschap
• Het Wetenschappelijk Onderzoeksportaal
• De Wetenschappelijke Bibliotheek
• Medische en wetenschappelijke boeken
• Wetenschappelijke artikelen en publicaties
• Aankopen en downloads van digitale publicaties
• Digitale lidmaatschapsattesten
• Onderzoeksprofielen
• Onderzoeksprojecten en samenwerkingsdiensten
• Contact- en aanvraagformulieren
• ZWKO Chat en gerelateerde communicatiediensten
• Facturen en aankoopgeschiedenis
• Website-meldingen en administratieve communicatie

Afhankelijk van uw gebruik van de website kan ZWKO onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Account- en logininformatie
• Voorkeurstaal van de website
• Lidmaatschapsgegevens
• Lidmaatschapsnummer
• Start- en einddatum van het lidmaatschap
• Gegevens van het onderzoeks- of professionele profiel
• Een optionele profielfoto en uw afzonderlijke toestemming voor gebruik daarvan op de Onderzoekerskaart
• Instelling of professionele informatie die vrijwillig wordt verstrekt
• ORCID of andere academische identificatienummers die vrijwillig worden verstrekt
• Aankoopgeschiedenis
• Aangekochte boeken en artikelen
• Betalings- en transactiegegevens
• Facturatiegegevens
• Gegevens over digitale toegang en downloads
• Communicatie die met ZWKO wordt verzonden of ontvangen
• Informatie die via contact-, onderzoeks-, samenwerkings- of aanvraagformulieren wordt verstrekt
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en authenticatie van de website

Volledige betaalkaartgegevens worden verwerkt door de betreffende beveiligde betalingsprovider en worden niet rechtstreeks door ZWKO opgeslagen, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk, rechtmatig en technisch beveiligd is ingericht.

Een profielfoto is optioneel en niet vereist om een ZWKO-account te gebruiken. De foto wordt afgeschermd opgeslagen en kan uitsluitend door de gebruiker binnen het eigen account worden beheerd.

Gebruik van de foto op de Onderzoekerskaart vereist afzonderlijke, vooraf uitgeschakelde toestemming. De gebruiker kan deze toestemming intrekken of de foto verwijderen zonder verlies van het account. Daarna tonen de online kaart en nieuw gegenereerde documenten geen foto meer. De foto wordt bewaard zolang het profiel bestaat of totdat de gebruiker haar verwijdert, behoudens een wettelijke bewaarplicht.

Gebruikers kunnen een persoonlijk ZWKO-account aanmaken om toegang te krijgen tot bepaalde diensten.

Hetzelfde geïntegreerde account kan worden gebruikt voor onder andere:

• Wetenschappelijke Bibliotheek
• Lidmaatschap
• Wetenschappelijk Onderzoeksportaal
• Boeken en artikelen
• Onderzoeksprofiel
• Aankopen en facturen
• Lidmaatschapsattest
• Onderzoeks- en samenwerkingsdiensten

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte informatie en voor het veilig bewaren van hun inloggegevens.

Aanmelden gebeurt met een e-mailadres en wachtwoord binnen de authenticatiedienst van de hostingomgeving. Er worden geen externe aanmeldingsdiensten van derden gebruikt.

Wanneer een gebruiker zich registreert voor een ZWKO-lidmaatschap, kan ZWKO persoonsgegevens verwerken om:

• Het lidmaatschap te registreren en beheren
• De lidmaatschapstoegang te activeren
• Een uniek lidmaatschapsnummer toe te kennen
• De lidmaatschapscategorie en duur vast te leggen
• Toegang te geven tot de toepasselijke ledenvoordelen
• Toegang te geven tot het Wetenschappelijk Onderzoeksportaal
• Het digitale lidmaatschapsattest te genereren en te beheren
• Vernieuwing, vervaldatum en annulering te beheren
• Lidmaatschapsbetalingen te verwerken
• Facturen te genereren en bewaren
• Meldingen met betrekking tot het lidmaatschap te verzenden

De specifieke voordelen zijn afhankelijk van het gekozen lidmaatschapsplan en van de bronnen en diensten die door ZWKO als inbegrepen worden aangeduid.

Het Wetenschappelijk Onderzoeksportaal is bedoeld ter ondersteuning van wetenschappelijke en academische activiteiten.

Afhankelijk van de gebruikte diensten en de informatie die de gebruiker vrijwillig verstrekt, kan het platform onder meer verwerken:

• Naam van de onderzoeker
• Professionele titel
• Specialisme en subspecialisme
• Instelling
• Land
• Onderzoeksinteresses
• Academische identificatiegegevens, zoals ORCID
• Publicaties
• Onderzoeksprojecten
• Onderzoeksdocumenten
• Samenwerkingsaanvragen
• Wetenschappelijke vragen
• Andere academische informatie die vrijwillig wordt verstrekt

Gebruikers mogen geen vertrouwelijke patiëntgegevens, identificeerbare patiëntinformatie of andere gevoelige informatie via het platform verstrekken, tenzij een specifieke dienst dit uitdrukkelijk toestaat en passende wettelijke en beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

ZWKO kan medische boeken, wetenschappelijke artikelen, PDF-bestanden en andere digitale publicaties aanbieden voor aankoop of toegang.

Bij aankoop van een digitale publicatie kunnen gegevens worden verwerkt voor:

• Het verwerken van de transactie
• Het bevestigen van de aankoop
• Het verlenen van toegang tot de aangekochte publicatie
• Het beschikbaar stellen van downloads
• Het bijhouden van de aankoopgeschiedenis
• Het genereren van facturen
• Klantenondersteuning
• Het voorkomen van ongeoorloofde toegang of misbruik
• Het nakomen van wettelijke en administratieve verplichtingen

Toegang tot aangekochte digitale inhoud kan worden gekoppeld aan het persoonlijke ZWKO-account, zodat de gebruiker toegang kan behouden tot aangekochte inhoud overeenkomstig de toepasselijke voorwaarden.

Betalingen kunnen worden verwerkt via beveiligde externe betalingsproviders.

ZWKO kan transactiegegevens ontvangen en verwerken die noodzakelijk zijn om een betaling te bevestigen en te beheren, zoals betalingsstatus, bedrag, datum, aangekocht product of lidmaatschap en facturatiegegevens.

ZWKO slaat geen volledige betaalkaartnummers of beveiligingscodes op de eigen website op, tenzij dit specifiek noodzakelijk, rechtmatig en passend beveiligd is ingericht.

Betalingsproviders kunnen persoonsgegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacybeleid en voorwaarden.

ZWKO kan facturen en transactiegegevens aanmaken en bewaren voor:

• Aankopen van boeken
• Aankopen van artikelen
• Lidmaatschapsbetalingen
• Andere betaalde diensten

Deze gegevens kunnen worden bewaard gedurende de periode die vereist is op grond van toepasselijke boekhoudkundige, fiscale, wettelijke of administratieve verplichtingen.

ZWKO kan gebruikers berichten sturen met betrekking tot hun account en diensten, waaronder:

• Accountverificatie
• Wachtwoord- en beveiligingsmeldingen
• Aankoopbevestigingen
• Betalingsbevestigingen
• Facturen
• Toegang tot digitale publicaties
• Activering van het lidmaatschap
• Vernieuwing of vervaldatum van het lidmaatschap
• Beschikbaarheid van het lidmaatschapsattest
• Meldingen vanuit het Wetenschappelijk Onderzoeksportaal
• Onderzoeks- en samenwerkingscommunicatie
• Antwoorden op vragen
• Belangrijke administratieve of dienstgerelateerde mededelingen

Bepaalde serviceberichten zijn noodzakelijk voor de werking van het account of de door de gebruiker aangevraagde dienst.

ZWKO kan een digitale chat- of vraagdienst aanbieden om bezoekers van de website te ondersteunen.

Wanneer een gebruiker een complexe wetenschappelijke of professionele vraag indient waarvoor specialistische beoordeling nodig is, kan het platform contactgegevens zoals naam en e-mailadres vragen om een antwoord te kunnen geven.

De via deze diensten verstrekte informatie kan worden verwerkt om de vraag te beantwoorden en de gevraagde ondersteuning te bieden.

Gebruikers mogen geen vertrouwelijke patiëntgegevens, medische dossiers, wachtwoorden, betaalkaartgegevens of andere onnodige gevoelige informatie via algemene chat- of contactformulieren verstrekken.

Officiële communicatie vanuit het ZWKO-platform kan worden verzonden via geautoriseerde ZWKO-e-mailadressen, waaronder:

• no-reply@zwko.be
• onderzoek@zwko.be

Het gebruikte afzenderadres kan afhankelijk zijn van het type communicatie.

ZWKO kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken voor:

• De werking van de website
• Login en authenticatie
• Accountbeveiliging
• Lidmaatschapsfunctionaliteit
• Aankopen en betalingen
• Taalvoorkeuren
• Gebruikerservaring
• Websiteprestaties
• Analyse, indien van toepassing

Wanneer dit wettelijk vereist is, worden niet-essentiële cookies pas geactiveerd nadat de vereiste toestemming van de gebruiker is verkregen.

Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren beheren via de cookie-instellingen van de website.

ZWKO verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door of gedeeld met dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de website en het leveren van de gevraagde diensten, waaronder waar van toepassing:

• Beveiligde betalingsproviders
• Hosting- en infrastructuurproviders
• E-mailproviders
• Authenticatieproviders
• Boekhoud- en facturatiediensten
• IT- en technische dienstverleners
• Beveiligings- en fraudepreventiediensten
• Juridische of professionele adviseurs
• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is

Dienstverleners ontvangen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienst en worden, waar vereist, onderworpen aan passende contractuele en beveiligingsmaatregelen.

ZWKO neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies of misbruik.

Geen enkel systeem dat via internet toegankelijk is, kan echter volledig als veilig worden gegarandeerd.

Gebruikers dienen hun accountgegevens veilig te bewaren en mogen wachtwoorden of authenticatiegegevens niet met anderen delen.

Persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of zolang dit vereist is op grond van toepasselijke wettelijke, boekhoudkundige, fiscale, contractuele of administratieve verplichtingen.

Verschillende categorieën gegevens kunnen daarom verschillende bewaartermijnen hebben.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze waar passend en technisch mogelijk verwijderd of veilig geanonimiseerd.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunnen gebruikers het recht hebben om:

• Toegang tot hun persoonsgegevens te vragen
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren
• Verwijdering van persoonsgegevens te vragen wanneer dit wettelijk mogelijk is
• Beperking van de verwerking te vragen in toepasselijke omstandigheden
• Bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
• Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken waar van toepassing
• Toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd
• Een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming

Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden ingediend via de officiële contactgegevens van ZWKO hieronder.

De ZWKO-website is voornamelijk bedoeld voor volwassenen, studenten, artsen, onderzoekers en andere professionele of academische gebruikers.

Gebruikers mogen geen persoonsgegevens van kinderen via de website verstrekken, tenzij dit noodzakelijk en rechtmatig is en specifiek door de betreffende dienst wordt ondersteund.

Sommige technische of dienstverlenende partners die door de website worden gebruikt, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit van toepassing is, zal ZWKO ervoor zorgen dat passende wettelijke waarborgen worden toegepast voor internationale doorgiften van persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

ZWKO kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, diensten, wettelijke vereisten of verwerkingsactiviteiten wijzigen.

De meest recente versie wordt op de ZWKO-website gepubliceerd met vermelding van de toepasselijke datum van actualisering.

Voor vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

ZWKO – Zakaria Wetenschappelijk en Klinisch Onderzoek

E-mail: onderzoek@zwko.be
Website: zwko.be

Gelieve voldoende informatie te verstrekken zodat ZWKO uw verzoek correct kan begrijpen en behandelen.

De ZWKO-website biedt wetenschappelijke, academische, educatieve, publicatie- en onderzoeksgerelateerde diensten.

Het Wetenschappelijk Onderzoeksportaal en andere ZWKO-diensten zijn niet bedoeld ter vervanging van professioneel medisch oordeel, medische zorg, professioneel advies of medische spoedhulp.

Gebruikers mogen geen vertrouwelijke patiëntinformatie of identificeerbare gezondheidsgegevens via algemene websiteformulieren, chatdiensten of andere openbare communicatiekanalen verstrekken.